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[工具箱]手把手教你高效管理客户资料

更新时间:2018-05-20 信息来源:外贸充电站微信公众号


作为外贸业务员,你是否遇到过这样的问题:


  • 工作一段时间后,发现客户资料有种乱乱的感觉;

  • 随着开发的客户越来越多,突然发现客户资料虽有分类却不科学,导致很多该跟进的客户跟进不及时;

  • 久而久之,又发现客户资料太多,不懂精简,分不清主次,花费了大量时间跟进却效果不明显;

  • 更糟糕的是,一不小心电脑中毒重装,或者粗心大意将记录客户的本子遗失,之前积累的客户全部没有了。

  • ......



因此,做好客户资料整理是特别重要的一件事,正所谓磨刀不误砍柴功,如果能系统的、有序的做好客户资源管理,不仅可以大大提高自己的工作效率,而且能够更好的维护好客户关系,理顺跟进情况,从而提高成单率。


因此,一套科学的客户管理方法非常重要,一起随小编看看吧~


01


首先要确定客户资料管理的总体思路,主要围绕两点逻辑来展开:

  • 资料的整体和局部的关系问题;

  • 资料的主要和次要的关系问题。


资料的整体和局部的关系问题,按照“藕断丝连”的原则,通过处理好资料的分离和整合来解决。


先说分离:对于某个客户而言,其基本信息及业务明细,建议不要混杂在同一个表格里,要分开成多个表格。例如,分成以下几个表格:客户基本信息、客户跟进记录、客户购买记录等等;另外,对于多个客户而言,要对客户进行分类,按照 ABCD 等级别进行归类;这样分的好处就是容易区分和记忆,更加方便记录。

 

再说整合:这几个表格之间不是完全独立的,而是依据某关联字段 (如客户编号) 内在地联系起来,是一个整体。这样,查看某客户时,他的基本信息、跟进记录、购买记录就能全都列在一起,能够方便地了解该客户的全部信息,而不是在每个表格去找。具备共同等级的客户,整合在一起,更具横向对比性。


资料的主要和次要的关系问题,根据“轻重缓急”的原则,通过处理好任务的重要性和时间的急迫性来解决。


这个也涉及到时间管理的概念,把任务按照重要程度和紧急程度分类,最终产生了四种任务:

  • 既重要又紧急的事情,称之为危急;

  • 重要但不紧急的,称之为高回报;

  • 紧急但不重要的,称之为日常中断;

  • 既不重要又不紧急的叫琐事。


结合资料所涉及到的跟进任务,危急和高回报的任务是要重点处理的。因此,我们在处理好分离和整合的关系后,要学会重新制作表格,对这两项任务进行追加对待,特别是确保高回报任务的时间性,比如“最近需优先跟进的客户”表格,这个是能够开发到客户的保障,同时也提高了跟进效率。


02


现在我们再来说说如何具体落实操作。


首先,将你的硬盘分区,其中一个区专门存放客户的所有资料,这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理。

 

其次,将客户分为贵宾客户 (A),种子客户 (B),潜在客户 (C),中断客户 (D) 四类,每类建一个文件夹,放置客户的基本情况。为方便查找,客户的文件夹名字可以这样编号:地区代码-顺序号-客户级别,如 EU-001-A,意思是欧洲地区 001 号贵宾客户。然后,你就可以开始新建一个属于自己的客户管理表格了。


(1) 等级客户跟踪表


这张表实际上就是客户资料记录和跟进表,包含三张子表:

  • 客户基本信息表,其中包含了联系客户需要的资料如:Country,Company Name,Contact Person,Email,Address,Telephone,Mobile,Fax,Website 等等。

  • 客户跟进依据表,包含了对客户初步了解的情况信息,是进一步跟进客户的最基本的依据。

  • 客户跟进情况表,这个是对客户跟进情况的简单记录,可以理解为跟进历史存档,以及安排跟进日程提示。


等级客户跟踪表



(2) 优先跟进客户表


如果说上边“等级客户跟踪表”记录的对象是沙子,大浪淘沙,那“优先跟进客户表”记录的对象就是从沙里淘出来的金,也就是从上边跟踪表格里挑出来的有可能成单的,根据任务和时间的关系问题,此类客户属于“重要但不紧急的”,是具有高回报的客户,是你最近需要花时间来重点跟进的对象,所以要特别对待,这个表格就是专门为这类客户设计的,因此,相对比较复杂点。如图:


优先跟进客户表


(3) 订单执行情况表


这张表格就是目前正需要做好的任务,属于既重要又紧急的,是跟进客户的最关键环节,事关整个外贸流程能否顺利走完,也是目前你要重视的,对于外贸老鸟来说,有可能同时跟进的订单多,此表格的作用就更加重要了。

 

当然,还可以将这个表格稍加修改,将正在跟进的样品单也整合在一起。


订单执行情况表


(4) Sample、Order 和 Supplier 三张表


跟客户一来二去之后,跟进的过程涉及到寄样、订单和跟供应商发生关系,这时就需要 Sample、Order 和 Supplier 三张表格,他们不仅被用来记录跟进时各个环节的信息,同时可以将电脑硬盘里的客户资料和前边几张表格的信息对应起来,起到媒介的作用。

 

比如,上边在“等级客户跟进表”里,可以看到以上这张表格列标题部分的“Sample”和“Order”的字体是蓝色的,鼠标放上去之后呈现“小手”的标志,点击之后可以链接到另外两张表格,这两张表格就是这里的 Sample 和 Order 表格。



以上六张表格的大概逻辑关系如图:


大概逻辑关系



在这里有个问题,那是如何链接两个不同的表格链接在一起呢?具体的链接方法请见如下步骤:


两个不同的表格链接在一起



解决了这一边,如何将表格链接到电脑硬盘对应的文件夹呢?具体方法如下步骤:


如何将表格链接到电脑硬盘对应的文件夹


(5)客户资料分析表


客户资料很多,表格记录零碎化,对于优质的客户,特别是具有地区代表意义的客户,将这些资料单门记录归档是极其必要的。


怎么样,是不是感觉思路清晰了很多?外贸其实不是闷着头开发客户跟进客户,很多时候,理清思路,分门别类,将日常工作适度流程化,就会事半功倍。


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